粤干疗通〔2013〕16号 

各科室、部门：

为规范化管理我院档案资料，更好地提高其开发、利用效益，根据《省委老干部局直属单位档案工作年度评估办法（试行）》（粤老通〔2013〕16号）规定，现就集中时间整理我院档案资料有关事项通知如下。

一、档案整理工作分工及各类档案整理主要负责人、存放科室

办公室：1.统筹安排档案整理相关工作，起草、下发相关工作通知；2.联系专业档案管理人员培训指导；3.编制档案分类编号和各类档案的归档范围和保管期限表；4.完善档案工作制度；5.完成档案库房、阅档室的布置安排，协同行政科完成相关档案柜、档案材料的添置。6.汇总各类档案目录后编制全宗卷的档案目录。非财务、医务疗养、基建的文书档案、声像文书电子档案和实物档案等整理的主要负责人为吴木城，办公室主要负责整理的档案存放在保密室。

财务科：1.负责财务档案的清查、整理、归档工作；2.安排本科室相关工作人员参加培训，服从档案领导小组工作安排，协助完成全院档案整理工作。财务档案整理主要负责人为何仕宁，存放科室为财务科。

医务科：1.统筹安排疗养服务科、疗养部、门诊部（体检中心）、理疗部等医务档案的清查、整理工作；2.安排医务科室部门相关工作人员参加培训，服从档案领导小组工作安排，协助完成全院档案整理工作。疗养医务档案整理主要负责人林香惜、陈玉青，存放科室为医务科。

服务科：统筹重要档案的收集，安排本科室相关工作人员参加培训，服从档案领导小组工作安排，协助完成全院档案整理工作。

行政科：1.负责基建档案的整理清查工作；2.安排本科室相关工作人员参加培训，服从档案领导小组工作安排，协助完成全院档案整理工作。基建档案整理主要负责人林伟庆，存放科室为行政科。

疗养部、门诊部（体检中心）、理疗部、客房部、餐饮部：按时清查、整理、移交部门保管的档案资料，组织部门人员学习档案管理相知知识培训，服从档案领导小组工作安排，协助完成全院档案整理工作。

二、档案整理工作进程安排

（一）学习培训

9月份，拟聘请专业档案管理人员在具体整理中给予示范和进行培训指导。培训形式：1.自主学习相关规定，办公室整理印发档案整理相关规定和业务知识给具体参加档案整理的工作人员，并在院QQ群发布档案整理相关业务知识，并邀请从化市档案馆相关工作人员来院指导工作。2. 参观考察温泉镇政府的省特级档案室，添置档案柜及相关档案整理材料。3.召开档案整理工作专题会议；4.邀请专家实地指导档案的整理、立卷归档和目录编排工作，全面铺开档案整理工作。

（二）档案清查、整理

10月份，各科室部门、个人清查各类档案，并按时移交给相关科室。各相关科室按规定开展档案整理，其中财务档案、基建档案、人事档案应全面完成，并编制好档案目录，移交给院保密室备案；医务疗养档案及其他文书档案应完成主要整理工作。

11月份，对财务档案和基建档案全面检查、评估，并补正，其他相关档案应全面完成，并编制相应类别的档案目录，统一立卷归档，整理上架，汇总各类档案目录后编制全宗卷的档案目录，建立《档案管理台账》（包含档案数量、人员数量、各种设备，档案利用效果等），存放在阅档室备查，并全面完成档案整理相关制度（含立卷归档、档案保管、保密、利用和鉴定销毁等内容）。

（三）档案检查、评估

12月份，全面自查、评估、总结档案整理工作，建成较为规范的档案收集、整理工作机制。

三、有关要求

    （一）各科室部门需高度重视档案的收集整理工作，积极收集、整理、移交此前由科室、部门暂时保管的档案资料。

（二）确保档案的安全、保密。档案整理工作中的每个环节都要严格保密，工作人员要明确安全要求和保密要求，不该看的绝对不看，不能说的绝对不说，签订《档案整理工作保密协议》，遵从院的统一安排和调度，确保万无一失。因个人过失造成损失的，按规定追究责任。

（三）保证档案质量。整理档案要规范流程，逐一核对，确保不出差错，符合相关标准，不断提高档案的开发、利用效益。

                                                         广东省干部疗养院

                                                            2013年9月23日

  广东省干部疗养院办公室             2013年9月23日印发