粤干疗通〔2013〕17号

关于学习、讨论档案管理有关规定讨论稿的通知

各科室、部门：
　　　　根据工作安排，现将档案管理有关规定讨论稿发布给你们，请组织干部职工学习、讨论。学习讨论意见于2013年11月12日用电子稿形式提交院办公室。
　　　　
　　　　附件：档案管理有关规定讨论稿

                              广东省干部疗养院
                                  2013年11月7日

附件1

档案管理有关规定讨论稿
档案保密工作人员岗位职责
　　　　认真贯彻党和国家档案保密工作方针政策、法律法规，全面落实国家《档案法》、《保守国家秘密法》及本单位档案保密工作规定。
　　　　依法收集本单位形成的各种档案材料，规范整理、编制目录、装订、归卷，健全全宗卷和档案信息化管理。
　　　　按规定做好档案的接收、移交登记和档案查阅审批、组织工作，准确编制档案工作情况统计表，及时上报上级档案部门。
　　　　负责管理档案库房，落实“八防”工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时向分管领导汇报和整改，确保档案安全。
　　　　切实开展档案史料的编研工作，做好全宗指南、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇编和专题文件选辑等的组织编写工作；熟悉室藏档案情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需要，积极做好档案利用工作。
　　　　每年定期开展档案鉴定工作，并登记造册，经院档案鉴定小组审核及院领导批准后实施。
　　　　档案保密工作人员应是中共党员，参加档案保密培训和继续教育。
　　　　努力学习政治理论与业务知识，忠于职守，爱岗敬业，切实履行档案分级管理职责，监督、指导好各科室部门的档案工作。
档案保密制度
　　　　一、接触档案人员均应树立保密观念，遵守《档案法》和《保守国家秘密法》，共同保守档案秘密。
　　　　二、查、借阅档案，按规定履行相应手续，其中查、借阅秘密档案应经分管院领导批准。
　　　　三、严格管理秘密档案，不得将秘密档案私自带出档案室或外传，不得自行摘抄、拍照、翻印、复制秘密档案内容。
　　　　四、不在非保密场所阅办、谈论秘密，不在普通电话、家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案秘密内容，不在私人书信中涉及秘密，不在非保密本上记录秘密，不用普通邮电、明码电报传送秘密、
　　　　五、档案利用者必须妥善保管档案，及时归还，不得转借他人，不准携带外出、探亲访友、出入公共场所。
　　　　六、档案保密员不得保管本人和配偶、直系亲属的人事档案，该些档案由院指定人员保管。
　　　　七、保管期满、失去保存价值的档案应按规定销毁，不得以废品出售。
　　　　八、发生泄密或档案被盗事件时，应立即报告分管院领导、保密部门，及时写出书面检查整改报告。
档案保管制度
　　　　一、档案应设专人、专柜管理。管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。
　　　　二、文书档案、声像电子档案、实物档案和基建档案等存放院档案室，由办公室指定人员管理；财务档案存放财务科，由财务科指定人员管理；疗养医务档案存放医务科，由医务科指定人员管理。
　　　　三、每天应监测和记录库房温湿度，并根据气候变化，采取有效措施进行调节。
　　　　四、定期对库房内档案的数量、质量和保管情况进行检查，发现问题及时向领导报告。
　　　　五、每天下班前要认真检查库房门窗，切断电源；定期检查门窗及防尘、防盗、防水、防光、防高温、防潮、防霉、防虫等措施的落实，发现隐患应设法排除并及时上报。
　　　　六、案卷入库时应检查账、卡、物是否相符，不同门类、载体，依档号顺序排列。
　　　　七、归还的档案要及时入库。人事档案存放在人事档案专用柜；其他秘密级以上档案应在存放保密柜。严禁将秘密级以上档案存放在非保密柜内。
　　　　八、档案保密工作人员拟离岗时，应与工作承接人在第三方见证下办理交接清点手续后方可离岗。
　　　　九、档案管理人员，对自己分管的档案每月进行一次小检查，每年进行一次全面大检查，对破损、褪变的档案要及时修补复制，发现问题及时向有关领导汇报，积极采取有效措施，确保档案的安全。
档案利用制度
    一、档案材料不予借出，但特殊情况下办理借阅内容登记，并经分管院领导和院长批准，的除外。
    二、外单位拟查阅档案的，应持单位介绍信和工作人员身份证，办理查阅登记审批手续后方可查阅。非秘密档案，档案室可以提供复印，通过财务科适当收取复印成本费用。
    三、查阅院党委、院长办公会或院务会会议记录或秘密级以上档案的，应办理借阅内容登记，并经分管院领导和院长批准后方可查阅。
    四、人事档案属国家秘密级档案材料。查阅干部任免、升调、处分、审查及定案结论等人事组织工作档案材料，须经分管院领导批准。
    五、借阅者应对档案的安全、保密和完整负责，严禁拆卷、涂改、损毁或转借他人。违者，按有关规定处理。
档案鉴定、销毁制度
　　院成立档案鉴定小组，具体负责开展档案鉴定工作。组长由分管院领导兼任，组员由办公室、财务科、医务科、疗养服务科、行政科等科室负责人和院档案保密员组成。
　　院档案保密员根据档案保管期限规定，定期对拟销毁的档案，以全宗为单位编制销毁清册，写出鉴定、销毁档案报告，报院档案鉴定小组审查、鉴定。
　　院档案鉴定小组审查、鉴定后，及时写出档案鉴定工作总结报告。报告落款署名由档案鉴定小组全体成员签名。成员有不同意见的，应注明个人意见。鉴定结论以绝对多数同意为准。
　　　　保管期满，确无保存价值的档案材料在档案鉴定工作总结报告报经院长批准后，予以销毁。
　　销毁档案，由档案保密员和两名以上中共党员全程监督下进行。应销毁的档案必须采用专门的销毁仪器进行销毁成纸浆、纸粉或焚毁。不准将未经前述处理的档案材料出卖或转做其他使用。涉密文件、计算机、U盘、硬盘等特殊载体应向指定的专业档案销毁工作部门销毁，或及时移交给有关档案保密部门。
　　对批准销毁的档案，要在有关目录上注销，在销毁清册上注明日期，且应有三名以上参与销毁工作的中共党员签字盖章。
　　销毁档案的目录、鉴定销毁档案报告及审批销毁手续等材料要存入全宗卷，并在各种统计台账上注明。
档案库房管理制度
　　　　档案库房由档案保密员管理。未经档案保密员允许，任何人均不得进入库房，但因工作需要经分管副院长同意的除外。
　　　　库房应有清晰的档案资料存放示意图，库房应布局合理、清洁、美观，档案柜应统一分类编号，排列整齐、有序。
　　　　按防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠害、防虫害等“八防”要求配置必须的防盗网、铁门、厚窗帘、除湿机、空调、消防器材、温湿度计和杀虫灭鼠药物。
　　　　库房标准温度为14-24℃，标准相对湿度为45-60%。档案保密员应采用合理措施确保温度、湿度在标准范围内。
　　　　档案库房不得存放与档案无关的物品。库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆、易腐物品。
　　　　库房内的消防器材，应定期检查、更换，确保能有效使用。
文书档案归档制度
　　　　归档范围
　　　　如下反应本单位工作活动，具有查考利用价值的文书材料，均应及时归档档案室整理。
　　　　反应单位主要职能活动和基本历史面貌的，对单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
　　　　单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
　　　　本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；
　　　　人事档案、会计档案、工程档案和疗养医务档案的归档有特殊规定的，适用其规定；
　　　　其他对本单位工作具有查考价值的文书材料。
　　　　如下文书材料不需归档。
　　　　上级单位的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
　　　　本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
　　　　同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
　　　　下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；
　　　　不需归档的文书材料，均由各科室部门造册登记，经科室部门领导审批后销毁。
　　　　归档时间
　　　　文书档案由各科室、部门在次年3月底前收集、分类、整理后交档案室或财务科、医务科归档。
基建档案立卷归档制度
    一、归档范围
    基建档案包括本单位新建的办公楼、宿舍工程等从立项开始到竣工使用过程形成的文字、图表材料以及属于本单位产权的、管理的产权证明、房改材料，以及与外单位签订的租赁协议，主要如下。
　　　　1、前期准备阶段：立项报批文件、资金落实文件、征用土地审批文件、报建审批文件等。
　　　　2、设计阶段：设计基础材料、总体规划设计、初步设计文件、技术设计文件、设计合同、施工图设计文件、工程造价预算文件等。
　　　　3、施工阶段：招投标文件、施工合同、监理合同、质量评定记录、施工管理及验收记录、地基、基础施工记录、采暖、卫生与煤气安装、通风、排污与空调安装记录、电梯安装记录、供排水管道安装记录、电气安装记录等文件。
　　　　4、竣工验收：竣工验收文字材料、竣工图、环评验收文件等。
　　　　5、使用阶段：装修布线、维修记录、资料、图纸等文件。
　　　　二、归档要求
　　　　材料收集完整后，先进行鉴定，分清项目、分阶段、分保管期限进行组卷，便于利用和保管。
　　　　文字材料一般厚度为30~60页，按文件的重要程度和时间顺序进行排列，拟定案卷标题，去掉金属物，对齐底和右边，三孔一线，进行装订。
　　　　案卷中图纸的厚度一般为60~80张（A4）；15~20张（A2）。不装订的、经常使用的图纸可不用装订，需在图纸右下角补盖档案号章，采用手风琴式，先竖后横的折叠方法，图标栏放在右下角。
    三、归档时间
    基建档案由行政科负责基建管理人员，在工程项目竣工验收后三个月内按规范要求收集、整理归档，移交档案室。
   设备档案立卷归档制度
    一、归档范围
    包括本单位办公、医疗仪器、交通及其他重大设备（一般指购置价格2000元以上的设备），具体如计算机、医疗仪器、空调、汽车、水泵、冰柜冰箱、发电机等的文字、图表材料。
　　　　1、购置文件：购买申请、报告、批复、招投标文件、合同、汽车定编证等。
　　　　2、随机文件：说明书、合格证。
　　　　3、使用、维修文件：安装调试记录，保养、维修记录。
　　　　二、归档要求
　　　　设备材料一般由购买、使用科室、部门在设备开箱、安装验收后收集整理，按一机一卷归档。
　　　　归档时间
    设备档案在交付使用时，马上收集、整理归档，其中医疗仪器设备档案移交医务科管理，其他设备档案移交档案室管理。
  会计档案立卷归档制度
　　　　归档范围
　　　　会计档案包括行政经费、会计凭证、帐簿、报表等会计核算材料。
　　　　归档要求
   （一）报表
　　　　年报表：本单位经费预算、决算或年度审计材料及各种年报表（包括文字说明）须单独立卷，如12月份的月报或第四季度的季报即是年报，应放在年报中归档，永久保存。归档的卷类应按时间先后顺序排列，并统一在右上角打上页码。
　　　　组卷后应附有卷内文件目录，左齐三孔一线装订，加会计档案（报表）封面，打印题名。
   （二）帐簿
　　　　1、会计员一定要填写帐簿起用表。
　　　　2、对一本帐簿多个帐户的，帐簿题名填写2-3个主要帐户。
　　　　3、整理要求如下。
　　　　（1）订本式帐簿的，直接在原封面右上角加贴标签，并对已有书面内容的页面右上角（或反面左上角）编顺序页号；
　　　　（2）活页式、卡片式帐簿的，在年终后要拆去硬封面，抽出空面，将日记帐页面依顺序打上页号，另加封面、封底装订成册。
　　　　4、每年的各类帐簿必须按规律排列好，并打印目录。
　　　　（三）凭证
　　　　1、装订：装订线采用三孔一线，距离应占凭证装订边的三分之二，齐左、齐上装订。
　　　　2、整理：凭证封面，统一在右上角贴上标签。
　　　　3、按有关要求填写案卷目录，一式二份，编号入盒。
　　　　（四）编制会计档案目录
　　　　1、报表要有卷内目录和案卷目录（即会计档案目录）。
　　　　2、凭证和帐簿要有案卷目录。
　　　　3、会计档案目录要一式二份，一份财务科留存，一份交随会计档案存会计档案柜保管。
　　　　三、归档时间
　　　　会计档案室由科室在次年3月前，整理归档保管，隔年后移入会计档案专柜管理。
　　　　
　　　　
  声像档案立卷归档制度
　　　　声像档案，指反映本单位工作活动中形成的照片（包括底片）、录像带、录音带、光盘、U盘、硬盘。
　　　　归档范围
　　　　1、反映本单位基本建设面貌的;
　　　　2、反映本单位历任领导人、重要疗养老干部的；
　　　　3、反映本单位召开的重要会议和重大活动的；
　　　　4、反映本单位工作职能活动的；
　　　　5、反映本单位荣誉的；
　　　　6、反映本单位各类重大活动的。
　　　　二、归档要求
　　　　1、声像材料应该是原版原件，照片要有正片和底片，附有文字说明。
　　　　2、同一事件拍摄的多张照片的，要挑选3-5张主题突出，能反映事物，画面清晰的归档。
　　　　3、文字说明要注明摄录人、时间、地点、内容、重要人物的姓名、职务、位置。
　　　　4、录音、录像带、光盘、U盘、硬盘等磁性文件须由形成部门进行整理、编辑，必须是可读文件，运转正常。若一般材料存有多个活动或文件，要附有文件清单。
　　　　三、归档时间
　　　　声像材料由摄录人在活动结束后，按上述要求整理好后及时移交档案室归档。
实物档案立卷归档制度
　　　　归档范围
　　　　本单位及各科室在工作活动中获得的奖状、奖旗、奖杯、奖牌、证书及纪念品等荣誉实物、单位往来及疗养院赠送的有重大意义的书画、实物。
　　　　归档要求
　　　　1、荣誉实物必须实物原件归档。
　　　　2、每件荣誉实物都必须贴有标签，标签贴在荣誉实物背面右下角，标签内容包括:档号、类型、获奖称号、获奖时间、授予者。
　　　　3、奖旗、证书须用规定的档案盒装，盒面、盒背的每个项目应填写清楚。盒内物品必须折叠整齐，并按一定秩序排列。
　　　　4、其他实物档案应贴有载明送件人、时间、事由等信息的标签。
　　　　三、归档时间
　　　　实物档案应在获取后一年内交档案室统一编号归档。
 广东省干部疗养院办公室             2013年11月7日印发