粤干疗通〔2013〕15号
各科室、部门，各领导、同志：
我院历经六十多年发展，留下了许多反映院主要职能活动的文稿文件、照片录像、书画实物等各种形态载体的珍贵档案资料。该些档案资料需经专业档案整理并规范保存才能不至发黄变色、虫蛀糜烂、消磁消融而损毁。为收集、抢救我院档案资料，根据档案资料集中规范管理的规定，现将有关事项通知如下。
一、档案收集范围
（一）文书档案
1. 本单位形成的文书材料
（1）发出的文件；
（2）党委会议、院长办公会、院务会等重要会议记录、纪要；
（3）本单位编印的简报、刊物、书籍、历史沿革、大事记、管理制度汇编、业务手册等定稿和印本；
（4）年度工作会、各种专业会议文件材料；
（5）工作计划、规划、总结；
（6）综合统计报表（图册）；
（7）调查(调研)报告及分析汇总材料；
（8）干部职工调入、调出工资，行政、党团、工会组织关系介绍信及存根；
（9）干部职工（含短期合同工）、党(团)员、离退休人员名册；
（10）院制订的工作规定、章程、制度等文件材料；
（11）重要的来信来访材料以及摘要、领导批示；
（12）与有关单位、个人签订的合同、协议；
（13）其他有保存价值的文书材料。
2. 本单位接收的文件材料
（1）上级机关(部门、单位)发出的针对本单位业务的文件、传真、书信、电话记录等，参加上级机关（部门、单位）召开会议的文件；
（2）各科室部门报送的年度计划、总结，以及重要报告、表扬信件、典型材料；
（3）同级机关(部门、单位)和非隶属机关(部门、单位)印发的需要执行的法规性文件，协商工作的文件材料；
（4）领导或工作人员外出参加公务活动带回的与本单位业务工作有关的文件材料。
（二）声像文书电子档案
1. 记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；
2. 记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；
3. 本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；
4. 记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；
5. 其他具有保存价值的照片和录音、录像。
每一张照片和声像档案需加以必要的文字说明（包括时间、地点、事件、摄影者、被摄影者等），同一活动的照片可只选择 3—8 张。
（三）实物档案
1. 荣誉类：单位和单位负责人获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书及其他奖励物品等；
2. 公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；
3. 物证类：反映本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品等。
（四）财务档案
1. 会计凭证类：包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证及其他会计凭证；
2. 会计账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账(卡片)及其他会计账簿；
3. 会计报表类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表，以及其他财务报告；
4. 其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
（五）医务疗养档案
包括疗养员在院疗养、体检的名单、健康信息、资料，干部职工医疗保健方案、健康分析报告、体检信息数据，重大医疗仪器的投招标文件、合同、使用说明书、维护资料，药品采购资料，义诊、医务合作，各诊疗科室的仪器及诊疗规程，重大典型病案、医务人员进修及继续教育情况、医护工作计划、总结、医疗工作统计报表等相关资料。
（六）基建档案
包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程立项、招标投标、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件、图纸及相关材料。
其他不能确定是否属于档案资料的，可参考附件《广东省干部疗养院文书档案保管期限表》确定，继而提交院档案整理领导工作小组审核、确定。
二、各类档案资料移交的时间要求
相关档案资料请于10月15日前分类移交给相关科室，其中文书档案、声像文书电子档案和实物档案移交给办公室，财务档案移交给财务科，医务疗养档案移交给医务科，基建档案移交给行政科。
附件：广东省干部疗养院文书档案保管期限表
广东省干部疗养院
2013年9月23日
广东省干部疗养院办公室 2013年9月23日印发
附件
广东省干部疗养院文书档案保管期限表
类目 | 归 档 范 围 | 保管期限 | 备注 | |
对外业务工作 | ||||
一、 会议 文件 | 1. ［省干部疗养院］院会议和院办公会议的纪要、会议记录 | 永久 | ※ | |
2. 联合召开会议的文件材料 2.1 ［省干部疗养院］主办的 2.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、重要讲话、总结、决定、纪要 2.2 ［省干部疗养院］协办的 2.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、重要讲话、总结、决议、决定、纪要 |
永久
30年 |
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3. 本院举办的院庆等重要活动过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导讲话、贺信（电）等材料 |
永久 |
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4. 本院工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本院职能有关的会议材料 |
10年 |
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二、 往来 文件 | 1. ［省干部疗养院］的请示与上级机关的批复、批示 1.1 政策、规定、重大业务问题 1.2 基础性业务问题 |
永久 30年 |
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2. 院领导向党委政府等汇报工作的文稿 | 30年 |
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3. 省领导、局领导对老干部工作的指示、批示 | 永久 |
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4. 同级单位或其他单位的来函，以及［省干部疗养院］的复函等文件材料 4.1 政策、重大业务问题或有特殊意义的 4.2 一般性问题或一般征求意见性的 |
永久 10年 |
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5. 上级领导机关、业务指导机关印发的关于［省干部疗养院］主要业务的意见、规定、标准等 |
30年 |
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三、 计划、总结、统计 | 1.［省干部疗养院］年度和年度以上的计划、发展规划、总结 | 永久 |
| |
2. 本级、本行业年度业务工作计划、总结 | 永久 | ※ | ||
3. 本院综合业务年报 | 永久 | ※ | ||
4. 年度以下的计划、总结、统计材料 | 10年 |
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5. 各种专项工作的计划、总结、方案等 | 30年 |
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6. 重要职能活动的总结 | 永久 |
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7. 院各科室部门年度以上的计划、总结、情况汇报 | 10年 |
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类目 | 归 档 范 围 | 保管期限 | 备注 | |
四、 应急 处理 | 1. ［省干部疗养院］制定的应急预案 | 30年 |
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2. 在处理突发事件过程中形成的文件材料 2.1 事件对社会公众产生较大影响 2.2 事件的影响较小的 |
永久 30年 |
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3. 本院参与多单位联合开展的专项工作中形成的文件材料 | 30年 |
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五、 外事 活动 | 1. ［省干部疗养院］领导出国或出境访问考察、签订的协议、协定、备忘录，考察报告、纪要等 |
永久 |
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2. ［省干部疗养院］工作人员出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 |
30年 |
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六、 来信 来访 工作 | 1. ［省干部疗养院］处理老干部来信来访的文件材料 1.1 有领导重要批示和处理结果的 1.2 其他有处理结果的 |
永久 30年 |
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